Grip op coschappen, stages en medische onderwijslogistiek
KL-APP helpt opleidingen om planning, communicatie, beoordelingen en voortgang overzichtelijk te organiseren in één bewezen en configureerbaar platform.
Herkenbaar?
Wanneer onderwijslogistiek te groot wordt voor Excel
Veel opleidingen groeien uit hun Excelbestanden. Planning, wijzigingen, beoordelingen en rapportages raken verspreid over mailboxen, losse documenten en persoonlijke werkwijzen. Dat maakt processen kwetsbaar, foutgevoelig en moeilijk overdraagbaar.
Veel gehoorde uitdagingen
De oplossing
Eén platform voor planning, voortgang en verantwoording
KL-APP brengt al deze processen samen in één platform. Coördinatoren krijgen overzicht, studenten weten waar ze aan toe zijn en management beschikt over betere informatie voor sturing en verantwoording.
Modulaire opbouw
Bouwblokken voor uw opleiding
KL-APP is opgebouwd uit modules die afzonderlijk of gecombineerd ingezet kunnen worden.
Coschappenplanning
Planning in losse bestanden, handmatige roosters en veel mailverkeer bij wijzigingen.
Centrale roostering, automatische notificaties en actueel overzicht voor alle betrokkenen.
Stageplanning
Aanvragen verlopen via mail, statusoverzicht ontbreekt en goedkeuringen lopen vast.
Gestructureerde digitale aanvraagprocedure met helder statusbeheer en automatische voortgang.
Beoordelingen & formulieren
Beoordelingsformulieren in Word of PDF, handmatig verzonden en moeilijk te archiveren.
Digitale formulieren met rubrics, onafhankelijke beoordeling en automatische PDF-export.
Voortgang & dashboards
Geen actueel beeld van waar studenten staan, vertraging valt laat op.
Realtime inzicht in voortgang per student, signalering van uitval en tijdige interventie.
Communicatie & notificaties
Wijzigingen verlopen via losse mails, studenten en begeleiders missen updates.
Automatische notificaties bij elke wijziging, bulkberichten op basis van templates.
Rapportage & accreditatie
Rapportages kosten veel handwerk, cijfers en dossiers zijn verspreid over systemen.
Direct exporteerbare overzichten (Excel, CSV, PDF) met audit trail voor verantwoording.
Student- en begeleidersportaal
Studenten en begeleiders hebben geen eigen plek voor hun informatie en documenten.
Persoonlijke omgeving per rol, met rooster, documenten, evaluaties en contactgegevens.
Koppelingen & export
Studentgegevens handmatig overzetten vanuit het studentinformatiesysteem.
Directe koppeling met SIS, SURFconext-login en export naar gangbare bestandsformaten.
Gefaseerde implementatie
Begin met één proces. Breid uit wanneer het werkt.
KL-APP hoeft niet als groot alles-of-niets-project te starten. Een opleiding kan beginnen met één concreet knelpunt - coschappenplanning of beoordelingsformulieren, bijvoorbeeld - en het platform stap voor stap uitbreiden zodra de waarde bewezen is.
Businesscase
Waarom KL-APP budget waard is
KL-APP verdient zich niet terug in softwaregebruik alleen, maar in minder handmatig werk, minder fouten, betere overdraagbaarheid en meer rust in de organisatie.
| Situatie nu | Gevolg | Met KL-APP |
|---|---|---|
| Losse Excel-bestanden | Fouten, dubbel werk, geen centrale waarheid | Centrale planning met actuele, gedeelde gegevens |
| Planning via mail | Veel afstemming en miscommunicatie | Heldere workflows en automatische notificaties |
| Kennis bij één planner | Kwetsbaar bij ziekte of vertrek | Proces geborgd in het platform, overdraagbaar |
| Rapportages handmatig | Veel tijdverlies, foutkans | Direct inzicht en geautomatiseerde exports |
| Beoordelingen verspreid | Onduidelijkheid, moeilijk te archiveren | Digitale dossiers per student, altijd beschikbaar |
Bewijs uit de praktijk
Bewezen binnen medische opleidingen
Toonaangevende universiteiten en UMC's maken dagelijks gebruik van KL-APP - elk met een eigen naam, eigen inrichting en eigen startpunt.
Sinds 2012KL-APP ingezet bij vijf opleidingen, waaronder Geneeskunde, Farmacie en Biomedische Wetenschappen.
Sinds 2015Geïmplementeerd bij zowel AMC als VUmc voor coschappen en stages van de opleiding Geneeskunde.
Sinds 2021Gebruikt als 'ProjectMap' voor aanvraag en beoordeling bij Bio-farmaceutical Sciences en Biologie.
Sinds 2023Ingezet als 'Internus' door stagebureau UPPER (Farmacie) voor coschapplanning bij apothekers en ziekenhuizen.
Onze aanpak
Een beheerste implementatie, geen risicovol megaproject
Onze aanpak is beheerst en praktisch. We starten met procesbegrip, richten KL-APP in op basis van bewezen modules en begeleiden uw opleiding stap voor stap naar gebruik in de praktijk.
- 01
Kennismaking en procesverkenning
We leren uw opleiding en werkwijze kennen. Welke processen kosten het meeste tijd? Waar liggen de risico's?
- 02
Plan van Aanpak
Op basis van de procesverkenning stellen we samen een Plan van Aanpak op: scope, aanpak, planning en verwachtingen.
- 03
Inrichting op maat
KL-APP wordt ingericht op basis van uw bestaande workflows, formulieren, huisstijl en naamgeving.
- 04
Pilot met beperkte groep
We starten klein, leren snel en passen aan. Zo minimaliseren we risico en bouwen we vertrouwen op.
- 05
Evaluatie en uitbreiding
Na de pilot evalueren we het project en bepalen we welke modules of opleidingen als volgende stap logisch zijn.
- 06
Beheer, support en doorontwikkeling
KL-APP blijft meegroeien. We zijn bereikbaar en denken actief mee bij veranderingen in uw organisatie.
Doelgroepen
Voor wie is KL-APP?
Stage- en coschapcoördinatoren
Minder handwerk, meer overzicht
- Geen handmatige roosters meer in Excel
- Wijzigingen direct zichtbaar voor alle betrokkenen
- Minder mailverkeer, heldere taakstructuur
- Meerdere opleidingen beheerbaar vanuit één platform
Studenten-/stageadministratie
Grip, rapportages en continuïteit
- Actueel beeld van voortgang en bezetting
- Onderbouwing voor accreditatie en verantwoording
- Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers
- Continuïteit geborgd, ook bij personeelswisselingen
Studenten
Duidelijkheid over planning en taken
- Persoonlijk rooster altijd beschikbaar
- Helder overzicht van beoordelingen en voortgang
- Eenvoudig documenten en verslagen uploaden
- Aanvraag en goedkeuring stage digitaal geregeld
Functioneel beheerders
Bewezen platform, beheersbaar risico
- Bewezen platform, al sinds 2012 in productie
- SURFconext-integratie en SIS-koppeling
- Gefaseerde invoering, geen big bang
- Configureerbaar zonder doorlopend maatwerk
Volgende stap
Wilt u weten waar KL-APP voor uw organisatie de meeste waarde kan leveren?
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken samen naar uw situatie en welke module het beste aansluit bij uw knelpunten.